Google Drive – 12 simple Tools, die dein Business erleichtern

Google Drive Bbild

Du wei├čt genau, du hast das Dokument auf deinem Smartphone in dein Google Drive hochgeladen.

Jetzt bist mal wieder in deinem Google Konto angemeldet (nach langer Passwort Suche) und klickst dich hektisch durch dein Konto.

Ach ja, die 9 kleinen Punkte oben rechts, da ist ja dein Google Drive.

Endlich.

Aber was das Google Drive alles so bietet ÔÇŽ erstaunlich ÔÇŽ..

Wenn du selbst├Ąndig bist, kommst du um ein Google Konto nicht drumherum. Du willst gefunden werden, deshalb brauchst du einen Google My Business Eintrag und die Google Search Console.

Google Drive hat mein Leben (zumindest beruflich) schon ├Âfter gerettet.

Ich wei├č, dass einige Leute vor Diensten wie Google Drive zur├╝ckschrecken, weil sie die Datensammelwut bef├╝rchten.

Doch die Nutzung von Google Drive bietet viele Vorteile f├╝r dein Business.

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Was ist Google Drive?

Zun├Ąchst einmal wollen wir feststellen, was Google Drive ist. Google hat eine Reihe von Tools entwickelt, die alle zusammen genommen Drive genannt werden.

Standardm├Ą├čig sind enthalten:

  • Dokumente
  • Tabellen
  • Pr├Ąsentationen
  • Formulare
  • Google Zeichnungen
  • Google My Maps
  • Google Sites (Webseiten)
  • Google Apps Script
  • Google Jamboard (Whiteboard)

Wenn dir das noch nicht genug ist, klickst du einfach auf weitere Apps verkn├╝pfen und du landest im Chrome/Drive-App-Store. Dort kannst du Hunderte (wenn nicht Tausende) weitere Tools integrieren, je nach Gusto.

Zus├Ątzlich funktioniert Drive auch als, na ja, als Laufwerk. Mit Drive erh├Ąltst du eine bestimmte Menge an Cloud-Speicher kostenlos, 15 GB derzeit.

Damit synchronisiert die Cloud zwischen einer beliebigen Anzahl von Computern, Tablets und Smartphones und deine Dateien sind immer auf dem neuesten Stand.

Ziemlich genau wie Dropbox.

In vielerlei Hinsicht geht es bei der Verwendung von Google Drive als prim├Ąres Tool f├╝r dein Business nicht so sehr um die Leistungsf├Ąhigkeit der Tools selbst. Sondern vielmehr um die Flexibilit├Ąt und Effizienz, die du in deinem Arbeitsablauf dadurch erreichst. 

Die gesamte Tool-Suite arbeitet so nahtlos zusammen (und auch mit anderen Anwendungen wie Evernote und Trello), dass damit deine Effizienz steigt.

Wodurch du dann wieder mehr Zeit hast f├╝r das, was du am liebsten machst.

Etwas Wichtiges noch kurz vorab:

Ist Google Drive kostenlos?

Ja, denn du kannst dir kostenlos ein Google Konto erstellen und hast somit ein Google Drive. Doch wenn du selbst├Ąndig bist und personenbezogene Daten verarbeitest, dann unterliegst du der DSGVO und brauchst die GSuite. Drive ist dann auch inklusive.

1. In Echtzeit zusammenarbeiten

F├╝r mich ist das der gr├Â├čte Vorteil von Google Drive - Zusammenarbeit in Echtzeit.

Du arbeitest in einem Team zur selben Zeit im selben Dokument.

Sicherlich kennst du diese Situation:

du hast eine Pr├Ąsentation erstellt, m├Âchtest dazu Feedback haben und schickst sie per E-Mail weiter.

Zur├╝ck bekommst du eine Datei, die irgendwie ganz anders aussieht, die ganzen Formatierungen sind weg, alles ÔÇťzerschossenÔÇŁ.

Anstatt Entw├╝rfe hin und her zu schicken gibst du einfach das entsprechende Dokument mit einem Link frei und alle k├Ânnen ├änderungen vornehmen.

Damit das Original gesch├╝tzt ist, stellst du die Autorenrechte auf "Bearbeitungen vorschlagen" ein.

2. Live Chat

Zus├Ątzlich verf├╝gt jedes Dokument ├╝ber eine Live Chat Funktion, wenn du mit mehr als einer Person gleichzeitig im gleichen Dokument bist. Du brauchst nur auf das Chat-Symbol neben den Dokument Teilnehmern zu klicken. Wenn Personen ein- und ausgehen, f├╝gt Google sie zum Chat hinzu bzw. entfernt sie.

Mir ist klar, dass viele andere Messenger wie WhatsApp, Telegram oder Slack f├╝r ihre Team Kommunikation verwenden.

Doch es ist effizienter den integrierten Chat zu benutzen.

Denn wenn du zwischen einem anderen Tab oder einem anderen Ger├Ąt wechselst, dann wird deine Aufmerksamkeit immer wieder abgelenkt. 

Wenn du die Chat Option verwendest, f├╝gst du relevante Links, Kommentare und alles andere direkt in das Dokument ein.

Sp├Ąter kannst es den Chat nochmal durchsuchen und das ganze Gespr├Ąch im Kontext nachvollziehen. Perfekt wenn du zu einem fr├╝heren Projekt zur├╝ckgehen musst, um nochmal etwas nachzuschlagen. Anstatt Tausende von Nachrichten in Messengern durchzugehen, kannst du hier einfach die Chat Archive anschauen.

Aber was ist mit Kommentaren? denkst du vielleicht.

Sie sind gro├čartig f├╝r alles, was einmalig ist, das vielleicht eine einzige Antwort ben├Âtigt und dann gel├Âst ist.

Aber wenn du es um eine Diskussion und Meinungsaustausch geht, sind Kommentare weniger optimal.

Au├čerdem erh├Ąltst du E-Mails zu jedem einzelnen Kommentar und du kannst sie schlechter durchsuchen.

3. Video Konferenzen mit Google Hangout & Google Meet

Google Drive Hangout

Google Hangouts ist die App f├╝r kostenlose Video- und Sprachanrufe.

Sie richtet sich an Verbraucher f├╝r zwanglose Videochats mit Freunden und Familie. Du kannst bis zu 150 Personen zu einem Google Hangouts-Chat einladen. Aber nur bis zu 10 Personen k├Ânnen gleichzeitig an einem Videoanruf teilnehmen.

Starte ein Hangouts aus deinem Google Konto heraus. Teilnehmen kannst du allerdings auch ohne ein solches Konto.

Google Meet

Ein Nachteil von Google Hangouts ist, dass die Ansicht zu der Person wechselt, die gerade spricht. So siehst du nicht alle auf einmal, wie es bei einer Kachel- oder Galerieansicht bei Meet. Bei einer kleineren Gruppe ist dies jedoch m├Âglicherweise weniger problematisch.

Google Meet ist der Videokonferenzdienst von Google, der sich an Unternehmen richtet. Als Reaktion auf die Corona hat Google Meet jedoch vor├╝bergehend auch f├╝r Verbraucher kostenlos zur Verf├╝gung gestellt.

Mit Meet nehmen bis zu 100 Teilnehmer gleichzeitig an einem Anruf teil. Die App umfasst Funktionen wie

  • Terminplanung,
  • Teilnehmer Freigabe
  • Bildschirmfreigabe und
  • Untertitel in Echtzeit.

Alle Teilnehmenden k├Ânnen dem Meeting ├╝ber einen Link via Laptop oder Smartphone App beitreten.

F├╝r die kostenlose Version von Meet ben├Âtigst du ein Google Konto, Videoanrufe haben allerdings eine Obergrenze von 60 Minuten.

Hangouts oder Meet - welches sollst du nehmen?

Es h├Ąngt davon ab, was du brauchst.

F├╝r zwanglose Anrufe mit Freunden, k├Ânnte Hangouts die einfachere Option sein.

Aber Meet ist die elegantere Option, die gr├Â├čere Gruppentreffen und strengere Sicherheitsvorkehrungen erm├Âglicht.

4. Zum Diktat bitte!

So hie├č das noch in meiner Zeit als Azubine.

Damals habe ich noch Stenographie gelernt und sa├č mit meinem Block vor meinem Chef und wartete gespannt auf seine Worte.

Heute brauche ich zum Gl├╝ck einfach nur Google daf├╝r.

Ich klicke lediglich auf Tools, Spracheingabe und ├╝berpr├╝fe den endg├╝ltigen Entwurf auf Grammatik und Rechtschreibung.

Auch auf dem Smartphone diktiere ich alles mit dem Google Gboard.

F├╝r mich super bequem, gerade auch unterwegs, wenn ich Notizen oder Emails schreiben m├Âchte.

5. Videos speichern und einbetten

Nat├╝rlich kannst du deine Videos bei YouTube hochladen und in deiner Internetpr├Ąsenz einbetten.

Doch wenn du die Zugriffe auf deine Videos beschr├Ąnken willst, wird es schwierig.

Es gibt Anbieter wie Vimeo oder Wistia, allerdings sind die kostenpflichtig.

Dein Google Drive ist daf├╝r eine gute Alternative.

Du hostest deine gro├čen Mediendateien (wie z.B. Videos) au├čerhalb von WordPress und verlinkst sie direkt von deinem Google Drive aus innerhalb deiner WordPress Seite. Einbetten geht ebenso einfach.

Sobald das Video auf Drive hochgeladen wurde, ├Âffnest du das Video in einem neuen Fenster.

Videos speichern im Google Drive2

In dem neuen Fenster gehst du oben rechts auf die drei Punkte und klickst im Men├╝ auf den Link "Element einbetten".

Kopiere den html-Code zum Einbetten und f├╝ge ihn auf deiner Webseite ein.

Videos speichern im Google Drive1

6. Google Slides f├╝r Webinare (und andere Pr├Ąsentationen)

Webinare sind eine super M├Âglichkeit, Interessenten ├╝ber dein Angebot zu informieren, deine E-Mail-Liste zu erweitern und letztendlich mehr Geld zu verdienen.

Deine Pr├Ąsentationen kannst du mit Canva genauso erstellen wie mit Prezi oder anderen Office Anbietern.

Doch warum nicht einfach mit Google Slide?

Du erstellst deine Pr├Ąsentation in deinem Google Drive und startest dann einfach die Pr├Ąsentation, sobald dein Webinar beginnt.

Auch direkt aus deinem Drive heraus.

Zus├Ątzlich gibt es eine Frage und Antworten Funktion, die du w├Ąhrend deiner Pr├Ąsentation aktivieren kannst. So k├Ânnen die Teilnehmenden ihre Fragen schriftlich einreichen und du beantwortest sie w├Ąhrend des Webinars oder im Anschluss.

Dein Publikum fragt nach den Folien? Danach gibst nur zum Lesen frei und teilst den Link mit allen Interessierten.

Eine andere Alternative w├Ąre, die Pr├Ąsentation in Slideshare hochzuladen oder in deine

WordPress Website einzubinden.

7. Google Forms f├╝r Kontaktformulare, Anmeldungen oder Umfragen

Auch wenn ich hier Kontaktformulare aufgef├╝hrt habe, weil du Google Forms als solches nutzen kannst, w├╝rde ich in diesem Fall eher auf WordPress Plugins zur├╝ckgreifen.

Doch f├╝r Anmeldeformulare und Umfragen setze ich es selbst gerne ein, da es einerseits viele Funktionen bietet und andererseits alle Daten genau da speichert, wo ich sie auch weiter bearbeiten will.

In einem Google Sheet, dem Pendant zu Microsoft Excel, in meinem Google Drive.

Entweder nutzt du die Vorlagen von Google Forms, die du an deine Vorstellungen anpasst oder du baust dein Formular ganz neu auf.

Wie integriere ich denn das fertige Formular?

Da hast du verschiedene M├Âglichkeiten, du

  • verlinkst es auf deiner Seite
  • bettest es ganz einfach in deine WordPress Webseite ein
  • teilst es via Facebook/ Twitter oder
  • du mailst direkt aus dem Formular heraus die jeweiligen Personen an.

8. Google Drive File Stream

Back-up & Sync und Drive File Stream im Vergleich

Ich wei├č nicht, wie es dir geht, aber ich lasse Dateien gerne in der Cloud, weil ich es hasse, meine Festplatte mit allen m├Âglichen Daten zu vollzustopfen.

Von denen ich im Laufe der Zeit auch vergessen habe, dass es sie noch gibt oder die ich vielleicht nicht mehr brauche.

Auf der anderen Seite sch├Ątze ich den Komfort, meine Dateien (oder das Chaos) auf meinem Computer zu durchsuchen.

Mit Google Drive File Stream geht das beides, damit kann ich quasi mein Google Drive herunterladen.

Einmal installiert erscheint es als weitere Festplatte bei mir, auf die ich entsprechend zugreifen kann.

Zudem fungiert es als zus├Ątzliche Backup L├Âsung.

Der Drive File Stream ist Teil der kostenpflichtigen GSuite, die kostenlose Variante ist die Backup- und Sync-Anwendung, hier kannst du beides herunterladen.

9. Sicher deine WordPress Webseite auf Google Drive

Es gibt zahlreiche Backup Plugins, mit denen du Backups deiner WordPress Installation erstellen kannst.

Doch die kostenlosen Versionen speichern ihre Backups oftmals auf deinem Server. Der kann m├Âglicherweise abst├╝rzen und du stehst ohne Backups da.

Mit Google Drive stehen dir mindestens 30 GB zur Verf├╝gung, die du bei Bedarf kostenpflichtig aufstocken kannst.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass du von ├╝berall auf deine Backups Zugriff hast.

10. Google Kalender in WordPress einbetten

Ja, auch daf├╝r gibt es elegantere M├Âglichkeiten mit teils kostenpflichtigen Plugins. Und ja, mir ist klar, dass Google Kalendar technisch gesehen nicht zum Google Drive geh├Ârt.

Doch das ist eine ziemlich einfache M├Âglichkeit, wie du deine Veranstaltungen, Seminare oder Workshops auf deiner Internetseite anzeigst.

Zumal das alles mit dem einen Google Kalender geht. Denn ganz ehrlich - niemand m├Âchte mehrere Kalender gleichzeitig verwalten und synchronisieren, oder?

Sobald du deinen Kalender in Google erstellt und angepasst hast, generiert das System automatisch einen Einbettungscode. Mit dem f├╝gst du den Kalender auf deiner WordPress-Seite ein.

Der Code ist ein iFrame, das bedeutet, dass die Daten, die du auf deiner Internetseite siehst, tats├Ąchlich so bei Google hinterlegt sind.

Nein, niemand au├čer dir kann die Daten deines Kalenders ver├Ąndern.

Wenn du das Styling des Kalenders anpassen willst, dann greifst du besser auf Plugins wie Simple Calendar zur├╝ck, da hast du mehr M├Âglichkeiten zum Anpassen.

11. Dokumente direkt aus Gmail einf├╝gen

Das gibt es schon eine Weile, aber ich sch├Ątze es sehr, deshalb f├╝hre ich es hier nochmal auf.

Du bist gerade in deinem Gmail und willst deiner Email noch Dokumente anh├Ąngen. Klick einfach unten auf das Google Drive Symbol, durchsuche deine Ordner und f├╝ge die Datei entweder als Link oder als Anhang ein.

Super praktisch!

Dokumente direkt aus Gmail einf├╝gen

12. Versionsverlauf verfolgen

Google Drive Versionsverlauf

Wenn mehrere Personen in demselben Google-Dokument arbeiten, mu├čt du wissen, wer wann bestimmte ├änderungen vorgenommen hat.

Bei Google Docs siehst du den Versionsverlauf sobald du auf Datei und Versionsverlauf klickst.

Eine neue Ansicht ├Âffnet sich und jetzt siehst du alle Versionen in der rechten Seitenleiste.

Schau dir mit einem Klick die unterschiedlichen Versionen an, die jeweiligen Änderungen sind farbig hinterlegt.

Der Versionsverlauf ist auch in Google Sheets, Slides und Forms verf├╝gbar.

Bonus: 3 Gmail Tipps f├╝r mehr Emailsicherheit

Fazit

H├Âchstwahrscheinlich hast du bereits ein Google Konto, doch es bietet soviel mehr, als nur Speicherplatz. Probiere es einfach mal f├╝r dich aus, du wirst sehen, es erleichtert dir deine t├Ąglichen Arbeitsabl├Ąufe sehr.

Du nutzt andere Tools? Dann schreibe sie in die Kommentare - ich bin gespannt!

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