Dein Newsletter muss mal wieder raus, es ist mal wieder soweit. Beim Gedanken daran graut es dir schon, denn du weisst, was für ein Procedere dir mit deinem Email-Programm (Outlook, Thunderbird, Gmail oder ähnliches) bevorsteht:

  • du musst die neuen Adresse dem Newletter-Verteiler hingefügen
  • dann schöne Bilder und Texte einfügen
  • weiter geht´s mit dem Versand: immer in Blöcken von 90 Emails/ Minute, Disconnect, neue IP und die nächsten 90
  • dann dein Email-Postfach von allen automatischen Nachrichten über Fehlzustellungen kontrollieren und befreien
  • und letztlich deinen Newsletter-Verteiler wieder manuell auf den neusten Stand bringen.

*UFF*
Du kennst das?
Dann wird es dich freuen zu hören, dass Newsletter Versand auch leicht gehen kann. Weniger zeitintensiv und auch kostenlos. Mit professioneller Newsletter Software wie Mailchimp, Newsletter2Go oder MailerLite.
Fangen wir mal ganz von vorne an.

Newsletter Listen- und Empfängerverwaltung

Bei deinen Workshops/ Seminaren/ Messen liegt eine Liste aus, in dem sich jeder eintragen kann, der gerne deinen Newsletter erhalten möchte.
Bestenfalls hast du eine Excel-Liste, in die du jede neue Email-Adresse manuell einfügst oder du legst in deinem Email-Programm immer einen neuen Kontakt an. Individuelle Handschriften, die entziffert werden möchten, sind zeitraubend und dieser Ablauf birgt zudem ein Fehlerrisiko. Ganz abgesehen von der Rechtssicherheit. Es reicht nicht, dass du die Listen archivierst. Ich bin sehr glücklich, dass Alexandra Wrobel, eine befreundete Rechtsanwältin, sich die Zeit genommen hat, diesen Irrtum aufzuklären und dir hier nun erklärt, wie du einen abmahnsicheren Newsletter-Versand gewährleisten kannst.

Newsletter rechtlich sicher versenden  Alexandra Sofia Wrobel Premium Fachanwältin für Handels- und Gesellschaftsrecht

Der Bundesgerichtshof entschied, dass das Versenden von Newslettern wettbewerbswidrig sein kann, wenn der Empfänger nicht in den Erhalt einwilligte (Az.: I ZR 218/07). Die früher bei Veranstaltungen so gern ausgelegte „E-Mail-Newsletter-Liste“ nebst Stift hat damit nicht nur technisch ausgedient – nein, sie stellt vielmehr sogar ein abmahnfähiges Risiko dar, weil für den Newsletteranbieter nicht überprüfbar ist, ob die eingetragenen E-Mailadressen wirklich zu einem Interessenten gehört.
Was gilt es also VOR dem Versenden von Newslettern zu beachten, um rechtliche Schwierigkeit in der Zukunft zu vermeiden?
Hier einige Tipps, die jedoch eine individuelle Rechtsberatung und Prüfung des Newsletters nicht ersetzen:

Double Opt In (DOI) verwenden

Bei dem Double Opt In Verfahren erhält der Empfänger nach dem ersten Opt-In eine zweite E-Mail mit der Bitte, seine Einwilligung per Klick auf einen Bestätigungslink erneut zu bestätigen. Erst wenn der Empfänger diesen Link angeklickt hat, ist der Double-Opt-In abgeschlossen und der Empfänger wird in den Verteiler für den Newsletter aufgenommen. Hierdurch wird sichergestellt, dass auch der spätere Newsletter-Empfänger die Einwilligung erteilt und die vorher erklärte (Single) Opt-In nicht von einem Unbekannten stammt, der eine fremde E-Mailadresse zweckentfremdete. Besonders wichtig ist, dass die zweite E-Mail frei von jeglichen Webeinhalten sein muss.

Protokollierung der Einwilligung

Die Einwilligung des Empfängers muss unbedingt protokolliert werden, um im Falle einer möglichen Abmahnung nachzuweisen, dass der Versand zulässig war. Es muss dabei sowohl die Double Opt In dokumentiert werden als auch der Klick des Empfängers auf den Link in der Bestätigungsmail

Prinzip der Datensparsamkeit

– keine Namenspflicht! Das Prinzip der Datensparsamkeit und Datenvermeidung aus § 3a BDSG verlangt, dass lediglich die E-Mail Adresse Voraussetzung für die Anmeldung zu einem Newsletter sein darf. Es dürfen somit nicht weitere Angaben wie z,B. der Name als Pflichtfeld ausgelegt werden

Hinweis auf Abmeldemöglichkeiten

Jeder Newsletter muss einen Hinweis/Abmeldelink enthalten, mit dem jederzeit die Abmeldung von dem Newsletter möglich ist.

Auch beim Newsletter: Impressumspflicht

Der Newsletter stellt übrigens einen Telemediendienst dar: Somit muss gemäß § 5 TMG der Anbieter seinen Namen und Anschrift sowie eine E-Mail-Adresse für die schnelle elektronische Kontaktaufnahme angeben. Diese Angaben müssen über höchstens 2 Klicks erreichbar sein,

Professionelle E-Mail Marketing Anbieter stellen dir individualisierbare An- und Abmeldeformulare zur Verfügung und verwalten deinen Verteiler automatisch. Deinen Newslettern wird ebenfalls automatisch ein Link zur Abmeldung hinzugefügt. Wenn sich einer deiner Leser abmeldet, dann wird er entsprechend im Verteiler deaktiviert. Somit wird verhindert, dass jemand ausversehen erneut angeschrieben wird, selbst wenn du ihn versehentlich bei deinem nächsten Newsletter Versand ausgewählt hast.

Newsletter Gestaltung

Dein Newsletter sollte mobile responsive sein. Das heisst, dass sich deine Email den Anforderungen des Endgerätes (Laptop, Tablet oder Smartphone) automatisch anpasst. Ohne dass du Programmierkenntnisse brauchst. Mit professionellen Newsletter Dienstleistern ist das ganz einfach möglich. Du kannst Bilder hochladen, bearbeiten und mit der Maus an den gewünschten Platz schieben. Schriftart und –größe kannst du verändern, Links einfügen oder Buttons mit Handlungsaufforderungen wie „jetzt lesen“.

Newsletter Versand

Das ist der Teil, der dir wohl am besten gefallen wird: du klickst auf senden und fertig. Dein Newsletter versendet sich automatisch von alleine. Oder du möchtest deinen Newsletter Versand lieber planen? Auch gut.
Der ganz große Vorteil: dein Newsletter landet im Email-Eingang, nicht im Spam-Ordner. Denn professionelle Newsletter Anbieter sind bei allen gängigen Providern auf der sogenannten Whitelist. Da du deren Server nutzt, wirst du als Absender automatisch als vertrauenswürdig eingestuft. Anders ist das mit dem Massenemail Versand mit Outlook oder ähnlichen Email-Programmen. Hier gehen deine E-Mails über öffentliche Server, teils von privaten Adressen, und werden von Providern extrem schnell, auch dauerhaft, blockiert. Du landest auf der Blacklist, deine Newsletter haben gar keine Chance gelesen zu werden, denn sie werden gar nicht erst zugestellt. Das wäre schade.

Newsletter Rückläufer

Fehlzustellungen gibt es immer wieder, doch das sogenannte Bounce Management übernimmt der Newsletter Anbieter gleich mit. Rückläufer werden unterschieden in Soft Bounce, wenn das Email-Postfach zum Beispiel voll ist und Hard Bounce, wenn die Email-Adresse gar nicht mehr existiert. Soft Bounces werden zu einem späteren Zeitpunkt automatisch neu angeschrieben, Hard Bounces werden automatisch aus dem Newsletter Verteiler in eine separate Liste verschoben. Dort kannst du sie nochmal auf Rechtschreibfehler überprüfen oder vielleicht telefonisch kontaktieren, falls dir die Rufnummer vorliegt.

Newsletter Auswertung

Diese Funktion mag ich persönlich am liebsten! Professionelle Anbieter stellen dir eine Auswertungen zur Verfügung, die du zur Erfolgskontrolle nutzen kannst. Du erkennst zum Beispiel:

  • die Zustellungsrate – an wieviel Personen konnte dein Newsletter zugestellt werden
  • Öffnungsratewieviele Personen haben deinen Newsletter geöffnet
  • Klickratewieviele Personen haben auf einen Link geklickt
  • wen deinen Newsletter erreicht hat und wen nicht
  • wer ihn geöffnet und gelesen hat
  • was deinen Empfänger besonders interessiert oder auf welchen Link er geklickt hat.

Dadurch hast du eine Chance, deine zukünftigen Newsletter entsprechend den Vorlieben deiner Leser anzupassen.

Ausnahmen beim Newsletter Versand

Es gibt 4 Ausnahmen, bei denen du einen Newsletter trotz fehlendem Double-Opt-in versenden kannst, erklärt dir Alexandra Wrobel.

 

Wenn du einen Newsletter bei einem professionellen Versender aufsetzen und implementieren möchtest, stehe ich dir gerne mit Rat und Tat zur Seite. Eine individuelle Rechtsberatung und Prüfung deines Newsletters erhältst du bei Alexandra Wrobel. Ihrem Zitat möchte ich mich gerne anschließen:

„Wenn Du im Recht bist, kannst Du es Dir leisten, die Ruhe zu bewahren – wenn Du im Unrecht bist, kannst Du es Dir nicht leisten, sie zu verlieren.“ – Mahatma Gandhi
Mit meiner fachlichen Qualifikation und Erfahrung helfe ich Ihnen, Ihre Ruhe durch individuelle Strategien und Lösungen zu erreichen.

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