Das hast du dich sicherlich auch schon im Laufe deines Arbeitsalltags gefragt. Du schaust auf deine To-Do-Liste und hast die Wahl, entweder eine Spätschicht einzulegen oder die Liste morgen weiter abzuarbeiten.

Du warst noch nicht mal auf Facebook und wunderst dich, was welche deiner Aufgaben soviel Zeit gekostet hat, dass soviel anderes liegen blieb. Und hoffst, dass du den Rest morgen schnell abhaken kannst.
Du hast doch schon so gut geplant, aber deinen Zeitdieben bist du vielleicht noch nicht auf die Spur gekommen? Machen wir uns doch mal gemeinsam auf die Suche:

Wer oder was stiehlt dir deine Zeit?

Im Laufe deines Arbeitstages gibt es viele Möglichkeiten, die dich ablenken. Kleinigkeiten wie Telefonanrufe, Emails, Post, die (Büro-)Nachbarin oder Kollegin oder auch die Arbeitsumgebung selbst, wenn du beispielsweise in einem Coworking-Space ohne deine Kopfhörer arbeitest. Oder verbringst du viel Zeit mit Anfahrtswegen zu deinen Kunden, wirst durch deine Kinder immer wieder unterbrochen und dein altes Computer-Schätzchen braucht einfach ein wenig länger?

Was auch immer für externe Faktoren oder Unterbrechungen dir die Zeit stehlen, du solltest ihnen auf die Spur kommen.

Lege dir Papier und Stift parat, um während deiner Arbeit nachzuhalten, wie lange du für welche Tätigkeit brauchst. Emails beantworten, Angebote schreiben, Blogartikel erstellen, Fahrtwege zu Kundentermine, die Tasse Kaffee oder ähnliche Unterbrechungen.
Bestenfalls hältst du das ein bis vier Wochen durch, damit du siehst, wo du am meisten Zeit verlierst. Dann hast du genügend Überblick um zu schauen, wo du Zeit einsparen oder produktiver arbeiten kannst.
Vielleicht deinen Tag früher starten, damit du störungsfreier arbeiten kannst. Kundentermine außerhalb von Verkehrsstoßzeiten legen oder einige Termine besser mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anfahren, statt deinem PKW.

Du kannst deine kostbare Arbeitszeit besser einteilen wenn du aus Erfahrung weißt, wie lange du für welche Aufgabe brauchst.

Ganz analog oder mit Produktivitätstools wie Asana, Stride oder Google Notizen kannst du leicht To-do-Listen erstellen, Aufgaben verwalten und deinen Tag planen. Der Vorteil von den (zumeist kostenlosen) Online-Tools ist, dass du Aufgaben an andere delegieren oder Erinnerungen für bevorstehende Termine einrichten kannst.

Doch vorallem:

sei realistisch mit der dir zur Verfügung stehenden Zeit und den anfallenden Aufgaben!

Eine To-Do-Liste, die nur noch länger anstatt kürzer wird, ist demotivierend! Hier noch

7 Tipps zum Zeitsparen

  1. Nimm nur an Besprechungen teil, bei denen du gebraucht wirst
  2. Lassen sich Besprechungen und Termine auch online wahrnehmen?
  3. Bereite dich darauf vor und setze deine Agenda fest
  4. Erstelle tägliche To-Do-Listen mit den wichtigsten Aufgaben: erst die Pflicht, dann die Kür!
  5. Nimm dir Zeit für kleine Pausen zwischendurch. So kannst du dich besser konzentrieren und Müdigkeit überwinden
  6. Stichwort Selbstverbindlichkeit: vermeide unnötige Ablenkungen und biete Alternativen an, wenn die Kollegen, Kinder oder Partner deine Aufmerksamkeit wollen.
  7. Schlaf dich produktiv! Denn Schlafmangel beeinträchtigt deine Arbeitsweise und ist ein denkbar schlechter Start für einen produktiven Arbeitstag

Lass uns gemeinsam wachsen, sichtbarer und größer werden.

 

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